Материалы дела в AVCRM

Сканы, документы КАД и файлы команды - прямо в карточке дела

Посмотреть в демо

Материалы судебного дела в AVCRM собираются в одном месте: иск, определения, ходатайства, счета и переписка лежат в карточке процесса, а не в общих папках почты. Файл открывается в браузере за пару кликов, видно, кто его загрузил и когда. Отдельно система умеет подтягивать опубликованные документы прямо из картотеки арбитражных дел.

Зачем хранить материалы в карточке

• Всё по делу в одном месте. Определение суда, договор, акт и переписка находятся в той же карточке, где статус и сроки.
• Моментальный доступ. Коллега открывает дело и сразу видит документы, а не спрашивает «а где файл?» в переписке.
• Понятная история. Видно, кто добавил документ и в какой момент, поэтому версии не теряются.
• Быстрая подготовка. К заседанию комплект собирается из карточки, а не из почтовых ящиков команды.

Юрист тратит больше времени на поиск файлов, чем на правовую работу: один документ лежит в почте, второй в общей папке, третий у коллеги. AVCRM убирает эту рутину - каждое вложение привязано к конкретному объекту системы и открывается из его карточки.

Куда загружаются файлы

Материалы дела в интерфейсе AVCRM

‹

›

Как загрузить файл в карточку

1. Открывается карточка дела, претензии или договора.
2. Переходится во вкладку «Вложения» и нажимается кнопка загрузки.
3. Файл выбирается на компьютере - система проверит формат и содержимое.
4. Документ сохраняется с исходным именем, размером и отметкой, кто его добавил.
5. Файл открывается в браузере или скачивается прямо из карточки.
6. Команда видит новое вложение - документ становится общим для работы.

Загрузка не требует настройки: кнопка есть в каждой карточке, где поддерживается вложение. Для изображений и PDF просмотр открывается в отдельной вкладке, поэтому смотреть материалы можно без скачивания и без сторонних программ.

Форматы и размер файлов

AVCRM принимает документы, с которыми работает юрист: PDF и сканы, офисные файлы Word и Excel, текст, таблицы CSV, изображения и архивы ZIP для комплектов. Ограничение размера - 50 МБ на файл, поэтому спокойно загружаются письма с подтверждениями вручения и многостраничные сканы заседаний.

Ограничение защищает систему от сбоев при передаче больших объёмов и удерживает работу быстрой. Если материалы требуются комплектом, они архивируются в ZIP и добавляются одним файлом - это быстрее, чем загружать сотню листов по отдельности.

Какие форматы поддерживает AVCRM

Проверка файлов при загрузке

Система проверяет расширение файла и его содержимое: программа сверяет сигнатуру файла, поэтому переименованный исполняемый документ не пройдёт под видом PDF. Такой контроль снижает риск занести в рабочую среду опасный файл вместе со сканом из почты.

Недопустимый формат отклоняется с понятным сообщением - видно, какой тип не подходит и какие форматы разрешены. Проверка занимает доли секунды и не замедляет работу с материалами.

Документы из картотеки арбитражных дел

Для арбитражного процесса в AVCRM есть отдельная возможность: по номеру дела система обращается в картотеку и скачивает опубликованные документы во вложения карточки. Каждый PDF сохраняется как вложение дела - дальше с ним работает та же механика просмотра и скачивания.

Перед скачиванием документов делается запрос карточки дела: из неё обновляются суд, судья, статус и заседания. Если по номеру ничего не найдено, система сообщает, что дело отсутствует в данных суда, и не создаёт пустых записей. Запросы ограничены по частоте и учитывают лимиты тарифа - это защищает и карточку от лишних обновлений, и баланс клиента.

• Карточка дела - суд, судья, статус и даты из картотеки.
• Заседания - даты попадают в календарь и вкладку заседаний.
• Документы - опубликованные PDF скачиваются во вложения.
• История - видно, когда материалы обновлялись.
• Лимиты - частота запросов и стоимость тарифа.

Комплект к заседанию за минуты

К заседанию юрист собирает комплект: иск, доказательства, определения, ходатайства. Когда всё лежит в карточке дела, подготовка сводится к просмотру вложений - не нужно восстанавливать состав писем за последние месяцы.

Если какого-то документа не хватает, его можно дозагрузить в тот же момент или подтянуть из картотеки. Карточка остаётся единственным источником: материалы, статус и сроки видны на одном экране.

Файлы в претензионной работе

В досудебной работе вложения держат письма и подтверждения отправки: сама претензия, опись, квитанция, расчёт неустойки. Такой комплект при необходимости предъявляется целиком - каждый факт подкреплён документом, а не ссылкой на переписку.

Ответы контрагента тоже прикрепляются к претензии. История переписки по требованию складывается в хронологию, поэтому при переходе в судебную стадию материалы переезжают вместе с делом - подготовка иска начинается не с нуля.

Договоры и акты в карточке контрагента

Подписанный договор, спецификации и акты прикрепляются к договору и к контрагенту. Сотрудник, который ведёт переговоры, видит действующую версию, а не догадывается, какая редакция последняя.

При споре по обязательствам документы под рукой: не нужно искать почту полугодовой давности. Связь файлов с контрагентом работает и в реестре договоров, и в карточке проверок - документы доступны там, где принимается решение.

Материалы для проверки контрагента

В ходе проверки партнёра в карточку складываются выписки, анкеты, заключения службы безопасности и пояснения. Проверка становится доказуемой: по любому вопросу виден исходный документ, а не пересказ.

Файлы по рискам и риск-ситуациям хранятся по той же схеме - оценка риска опирается на приложенные материалы. Руководитель, открывая заключение, сразу получает и основания, и подтверждающие документы.

Кто видит и может изменять вложения

Доступ к материалам определяется рольми сотрудника: руководитель, юрист и помощник работают со своими правами, а режим просмотра позволяет читать без права изменения. Файлы, как и остальные данные, остаются в пределах рабочего пространства компании.

Удаление вложений выполняется из карточки и сопровождается подтверждением - случайно потерять комплект нельзя. Важные документы рекомендуется держать в истории дела: они же питают отчёты и подготовку к заседаниям.

Архив материалов без хаоса

Закрытые дела не исчезают: карточка вместе с вложениями остаётся в системе, поэтому архив поискается по номеру дела, контрагенту или теме. Папки общего диска с такими же именами больше не нужны.

Через год после завершения процесса юрист находит материалы за пару секунд: дело открыто, вкладка вложений заполнена, имена файлов сохранены. Это же удобство для ротации сотрудников - история работы передаётся вместе с карточками.

Переход из досудебной стадии

Из претензии дело создаётся в один клик, и материалы досудебной стадии остаются под рукой: претензия, подтверждения отправки, ответы. Судебная карточка начинается с готовой базы, а пустая - с тем же порядком хранения файлов.

Такой переход экономит дни работы: не нужно пересылать комплект внутри команды и перепроверять, все ли версии собраны. Материалы претензии и материалы дела доступны из соседних карточек.

Работа в команде и уведомления

Новые вложения не теряются: система уведомляет участников о событиях по объекту, поэтому коллега узнаёт о загруженном документе без отдельного письма. Комментарии в карточке позволяют обсудить файл прямо рядом с ним.

Комментарии тоже поддерживают вложения - в переписке по делу можно передать файл, оставаясь в контексте. Личные сообщения хранят свои файлы отдельно и доступны только участникам диалога.

Тарифы и подключение

Загрузка материалов входит в тариф «Старт» - 1 900 ₽ в месяц за рабочее пространство и одного сотрудника, дополнительное место - 700 ₽ в месяц. Пробный доступ - 14 дней без карты. Состав тарифов - на странице тарифов AVCRM, порядок работы описан в разделе инструкции. Как система синхронизируется с картотекой, рассказывается на странице синхронизации с судом.

Что меняется для команды

Материалы дела: было и стало

Подходит для юридической службы любого масштаба

Одному юристу хватит порядка: файлы рядом с делом вместо папок на рабочем столе. Юридическому отделу важнее общая доступность: материалы видит вся команда, работающая с процессом, и не зависит от того, чей почтовый ящик использовался.

Для фирмы, обслуживающей много клиентов, значения приобретает изоляция: документы каждого пространства доступны только своим владельцам. Порядок хранения одинаков везде, поэтому с ростом нагрузки ничего перестраивать не приходится.

Частые вопросы