База контрагентов в AVCRM

Все контрагенты с историей, договорами и проверками

Посмотреть в демо

База контрагентов - это единый реестр партнёров компании: реквизиты, договоры, споры и проверки службы безопасности в одном месте. Вместо папок и таблиц база собирает карточки контрагентов, по которым видно, с кем компания работает, на каких условиях и чем закончились прошлые сделки. В AVCRM база связана с договорами, делами и проверками.

Зачем нужна единая база

Когда контрагенты живут в разных файлах, компания теряет картину: одни и те же партнёры заводятся дважды, реквизиты расходятся, а история сделок разбросана по почте. Единая база убирает дублирование и делает сведения о партнёре доступными всей команде. Юрист видит не только название, но и договоры, споры и проверки по контрагенту.

Единая база нужна и для быстрых решений. Перед сделкой достаточно открыть карточку и посмотреть историю: как партнёр исполнял обязательства, были ли претензии, что показала проверка. Такая опора на факты снижает риск повторить неудачную сделку. О логике проверок - на странице проверок контрагентов.

Третья причина вести базу в системе - связность. Контрагент связан с договорами, судебными делами и претензиями, поэтому данные вводятся один раз и используются всеми разделами. Изменение реквизитов отражается в связанных документах, а история остаётся целостной.

Что хранится в базе AVCRM

Поля и связи карточки контрагента

Поля карточки связаны с разделами системы: договоры открываются из базы, споры видны рядом, проверки хранятся в истории, а роли ограничивают доступ к данным. Подробнее о связях - в разделе контрагенты, о правах - на странице роли и доступы.

База контрагентов в интерфейсе AVCRM

‹

›

Сценарий: как юрист работает с базой

От добавления контрагента до сделки

1. Новый контрагент заводится в базе с реквизитами и контактами.
2. К карточке привязываются договоры и связанные дела.
3. При необходимости формируется запрос в службу безопасности.
4. Заключение по партнёру сохраняется в истории контрагента.
5. Перед новой сделкой юрист открывает карточку и смотрит историю.
6. Повторные сделки опираются на накопленные договоры и проверки.

Связи контрагента с договорами и делами

Карточка контрагента - точка входа в связанные документы. Из неё открываются договоры, судебные дела и претензии, поэтому не нужно искать их по всему интерфейсу. Такой порядок ускоряет работу: юрист сразу видит, что уже заключено, что исполнено не полностью и чем закончился последний спор. О договорах рассказано в разделе договоры.

Связи работают в обе стороны: из договора видно контрагента, а из карточки партнёра - все его договоры. При изменении реквизитов правки не разъезжаются по разделам, потому что данные берутся из карточки. Это снимает с команды ручную сверку и снижает число ошибок в документах.

Что можно узнать из карточки контрагента

Что даёт единая база контрагентов

• Один источник - партнёры не дублируются, данные не расходятся.
• История - договоры, споры и проверки рядом.
• Проверки - запросы в СБ и заключения в карточке.
• Поиск - по названию, ИНН и статусу за секунды.
• Доступ - база видна команде с учётом ролей.
• Отчёты - сводка по контрагентам с выгрузкой в Excel.

Как начать вести базу

Начать удобно с активных партнёров: завести карточки по действующим договорам и добавить реквизиты. Порядок работы и поля описаны в разделе инструкции, состав тарифов - на странице тарифов AVCRM. Пробный доступ открывается на 14 дней без карты, чего хватает для переноса базы и первых проверок.

Дальше база растёт вместе с работой: новый партнёр заводится при первой сделке, договоры и проверки привязываются к карточке, история накапливается. Через несколько месяцев база контрагентов становится источником правды о партнёрах, и решения по сделкам опираются на неё.

Как устроен реестр контрагентов

Реестр контрагентов в AVCRM - это список карточек, где каждая компания заведена один раз и содержит реквизиты, контакты и связи с документами. Список можно упорядочить по названию, статусу, сумме сделок и дате последней проверки. Юрист открывает реестр, чтобы найти партнёра, а из карточки попадает в договоры, дела и проверки. Один вход вместо поиска по почте и папкам экономит время на каждую сделку. Чем меньше дублей, тем быстрее находятся нужные данные.

Реестр живёт вместе с работой: новые компании появляются перед сделкой, статусы меняются после проверки, а связи с договорами растут. Один раз внесённые реквизиты переиспользуются в документах, поэтому база не требует постоянной перепечатки данных. Руководитель видит реестр как сводку: сколько партнёров активно, кого проверяли в этом месяце и где открываются новые связи. Так база остаётся актуальной без отдельных регламентов. Актуальные данные о партнёре под рукой у всех, кто ведёт работу.

Реквизиты и актуальность данных

Реквизиты в карточке контрагента - это источник правды для договоров и документов. Полное наименование, ИНН, КПП, адрес и банковские данные подставляются в шаблоны, поэтому расхождения между карточкой и договором не возникают. Если реквизиты меняются, правка вносится один раз и сразу видна в связанных документах. Так исключается ручная сверка, которая занимала часы перед каждой сделкой. Проверка по ИНН подтверждает, что данные в карточке совпадают с реестром.

Актуальность реквизитов важна не только для документов, но и для проверки контрагента. Компания, сменившая адрес или директора, может требовать обновлённой оценки риска, даже если сотрудничество длится давно. Поэтому в карточке фиксируется не только текущее состояние, но и история изменений: когда менялись реквизиты и кто подтвердил правки. Такая история удобна при смене ответственного юриста и при аудите. Данные о партнёре приходят из реестра, а не из памяти сотрудника.

Поиск, фильтры и порядок в базе

Чем больше контрагентов, тем важнее быстро найти нужного. В AVCRM поиск работает по названию и ИНН, а фильтры отсекают лишнее по статусу, наличию проверки и связанным делам. Юрист вводит часть названия или номер налогоплательщика и получает карточку за секунды, не перебирая список вручную. Поиск по ИНН особенно полезен, когда партнёр назван в переписке по-разному. По одному идентификатору находится компания со всей её историей.

Фильтры превращают реестр в рабочий список: открыть партнёров без проверки за год, собрать контрагентов с просроченными обязательствами или найти компании, с которыми есть споры. Такие подборки ускоряют планирование и позволяют заметить проблемы до того, как они станут срочными. Сохранённый фильтр повторяется в один клик, поэтому регулярные подборки не приходится собирать заново. База работает как инструмент контроля, а не просто хранилище. Порядок в базе поддерживается правилами заведения и фильтрами.

Проверки контрагентов в карточке

Карточка контрагента собирает все проверки: историю запросов в службу безопасности, стадии и итоговые заключения. Перед новой сделкой юрист видит, когда партнёра проверяли, что показала проверка и под какими условиями компания работала раньше. Заключение по контрагенту читается в карточке, поэтому не нужно искать документ в почте или на диске. Весь контекст проверки остаётся рядом с реквизитами и договорами. Проверка по ИНН при заведении позволяет заносить партнёра уже с оценкой риска.

Повторная проверка создаётся прямо из карточки на основе прошлой, поэтому не нужно пересобирать данные. Это удобно при пролонгации договора и при новых сделках с тем же партнёром. Заключения накапливаются в истории однажды и читаются каждый раз, когда встаёт вопрос о доверии к контрагенту. Связанные проверки и решения позволяют понять, как менялась оценка партнёра со временем. Подробнее о том, как проходит проверка партнёра перед сделкой, - в разделе проверок контрагентов.

История сделок и повторная работа с партнёром

История сделок в карточке контрагента показывает, как строилось сотрудничество: договоры, исполнение, претензии и споры. Прежде чем согласиться на новую сделку, юрист видит, платил ли партнёр в срок и были ли задержки исполнения. Повторная работа с проверенным партнёром строится на фактах, а не на впечатлениях. Это особенно ценно, когда контрагент приходит с просьбой о большей отсрочке или новом объёме. Договор со старой сделкой открывается из той же карточки за один клик.

История помогает и в спорах: претензии, переписка и решения по прошлым конфликтам связаны с карточкой контрагента. Если спор доходит до арбитража, юрист собирает материалы по партнёру из одного места, а не из разных архивов. Такая связность ускоряет подготовку позиции и снижает вероятность, что важный документ потеряется. Данные о партнёре остаются у компании даже после завершения сделки. Бывшие контрагенты не теряются из базы, к ним можно вернуться при новой необходимости.

Роли и доступ к базе контрагентов

Доступ к базе настраивается по ролям: юрист видит карточки и историю, руководитель получает сводку, а сотрудники без необходимости не открывают данные партнёров. Ограничения помогают защитить коммерческую информацию и при этом не тормозят работу. Каждое рабочее пространство хранит свои данные, поэтому контрагенты одной команды не смешиваются с другой. Права доступа решают, кто может менять реквизиты и отправлять запросы в СБ. Настройка прав занимает минуты и не требует доработок системы.

Работа ролей видна на практике: юрист ведёт договоры с партнёром, безопасник видит запросы и заключения, руководитель оценивает сводку по контрагентам. Каждый выполняет свою часть, а карточка остаётся общей точкой сбора данных. При смене сотрудника доступ перенастраивается, но история контрагентов сохраняется полностью. Это важно для преемственности работы и для контроля качества в отделе. Журнал действий помогает разобраться, кто и когда менял данные карточки. Так база остаётся контролируемой даже при большой команде.

Частые вопросы