База контрагентов в AVCRM

Реестр контрагентов, история работы и проверки СБ

Посмотреть в демо

База контрагентов в AVCRM - это реестр всех сторон, с которыми работает компания: сроки, договоры, споры и проверки собраны в карточке каждого контрагента. История не заканчивается на сделке - видно, как контрагент платит, судится и проходит проверки. Юрист и служба безопасности работают с одними и теми же данными.

Проблемы работы с контрагентами

• Нет единого списка. Контрагенты разбросаны по таблицам, почте и памяти - что компания вообще подписала, знает один человек.
• История теряется. Прошлые споры и задержки оплаты забываются, и новый договор подписывается без памяти о проблемах.
• Проверка разрознена. Кто-то проверяет контрагента, кто-то нет; результат проверки хранится у кого угодно и не виден остальным.
• Связей не видно. Один контрагент живёт одновременно в договорах, претензиях и судах, и это поле зрения ни одного инструмента не охватывает.

Юридическая работа строится вокруг сторон: поставщики, покупатели, должники, партнёры. Когда база контрагентов держится в памяти, каждая новая сделка требует восстанавливать контекст заново. AVCRM делает эти данные видимыми сразу.

Раздел «Контрагенты» в AVCRM

Интерфейс AVCRM: разделы вокруг контрагентов

‹

›

Сценарий: проверка контрагента

1. Контрагент добавляется в базу с названием, ИНН и контактами.
2. Юрист или руководитель отправляет запрос на проверку через службу безопасности.
3. Безопасник выполняет проверку и фиксирует статус и уровень риска.
4. Заключение прикладывается к карточке контрагента и видно всем участникам.
5. Решение о работе с контрагентом принимается с выводом СБ на руках.
6. История проверки остаётся в карточке и переиспользуется при новых сделках.

Такой процесс не оставляет вопросов: каждая проверка имеет ответственного, статус и заключение. Если контрагент возвращается через год, прошлое заключение не нужно искать - оно вместе с историей договоров уже в карточке.

История вместо памяти

Один реестр закрывает три вопроса сразу: кто есть, что с ним было и что сейчас происходит. Действующие договоры с поставщиком видны рядом с завершёнными спорами, просрочки оплат фиксируются по ходу, а подготовка к переговорам начинается с открытия карточки, а не с бесед с коллегами.

Для руководителя это прозрачность: какие контрагенты в работе, у кого проверки затянулись и где сосредоточены споры. Для юриста - защита от повторных ошибок: проблемный контрагент узнаётся по истории до того, как будет подписан новый договор.

• Реестр - единая база контрагентов со статусами.
• История - договоры, претензии и дела в карточке.
• Проверки - запрос в СБ, статус, риск, заключение.
• Связи - контрагент открывается вместе с процессами.
• Доступ - участники видят одни и те же данные.

Проверки СБ в карточке контрагента

Проверка контрагента через службу безопасности начинается прямо из карточки: запрос, статус «новая», «в работе» и заключение. Уровень риска фиксируется в процессе проверки, а итоговое заключение становится частью истории контрагента. Ни одна проверка не теряется между почтой и дисками.

Компания выбирает, когда проверять: каждая новая сделка, отдельные контрагенты или выборочно. Безопасник видит нагрузку по запросам, руководитель - результаты проверок без лишних встреч.

Тарифы и подключение

База контрагентов доступна в тарифе «Старт» - 1 900 ₽ в месяц за рабочее пространство и одного сотрудника, дополнительное место - 700 ₽ в месяц. Пробный доступ - 14 дней без карты. Состав тарифов - на странице тарифов AVCRM, инструкции - в разделе помощь.

Что меняется

Контрагенты в разных ролях

В базе живут все стороны, с которыми взаимодействует компания: поставщики, покупатели, подрядчики, партнёры, арендодатели. Для каждого фиксируются название, ИНН, контакты и статус, а карточка дополняется по ходу работы. Юрист открывает контрагента и видит, что с ним связано, без запросов коллегам.

Отдельный тип - должники и вызывающие сомнения стороны. Для них в базе фиксируются претензии и проверки, а уровень риска виден прямо в реестре. Решение о работе с контрагентом опирается на накопленные данные, а не на первое впечатление.

Как ведётся история контрагента

История накапливается сама по ходу работы: договор добавлен, претензия создана, дело открыто - каждое событие попадает в карточку. Через полгода по контрагенту есть полная картина: что подписывали, как платили, судились ли. Такой архив собирается без отдельной дисциплины.

При переговорах или новых сделках юрист поднимает историю за минуту и видит повторы: задержки оплат, спорные ситуации, результаты проверок. Память человеческая не удержит всё, что происходило между компанией и контрагентом за несколько лет.

• Реквизиты - название, ИНН, контакты.
• Статус - действующий, в работе, приостановлен.
• Договоры - все документы по стороне.
• Споры - претензии и судебные дела.
• Проверки - запросы СБ и заключения.

Контрагенты в отчётах

Сводки по контрагентам показывают, где сосредоточены суммы и споры. Руководитель видит портфель обязательств и проблемные стороны без встреч: данные собраны из карточек и готовы к обсуждению в любой момент.

Связка с отчётами закрывает регулярную отчётность: количество контрагентов, активность и риски за период ложатся в квартальную сводку автоматически, без ручного сбора.

Старт работы с базой контрагентов

Перенос в базу не требует одномоментного ввода всей истории: достаточно внести действующих контрагентов и добавлять новых по ходу работы. Карточка наполняется событиями сама - договор, претензия, проверка привязываются автоматически. Через несколько месяцев база превращается в полноценный архив, и на его сбор не потрачено ни одного рабочего дня.

Для юриста выгода заметна сразу: вместо расспросов коллег «как у нас с этим контрагентом» открывается карточка. История отношений, действующие обязательства и открытые споры - всё на одном экране, без звонков и поиска по почте.

Качество данных и полнота карточки

Чем полнее карточка, тем ценнее база. Реквизиты, контакты, ИНН, комментарии - базовые поля заполняются при создании. Дальше данные обогащаются рабочими событиями: суммы по договорам, результаты проверок, поведение в спорах. Не обязательно заполнять всё сразу - система хранит то, что уже внесено, и дополняется постепенно.

Для руководителя полнота данных - это предсказуемость: в базе видно, с кем компания работает, какие риски уже оценены и где данных пока мало. На основе этого принимаются решения о проверках и распределении внимания команды.

Риск-менеджмент на уровне базы

База контрагентов вместе с проверками СБ формирует риск-карту компании. Для каждого контрагента виден статус проверки и уровень риска, и при новой сделке риск оценивается данными, а не интуицией. Компания решает, с кем работать на постоянной основе, а с кем - только с допконтролем.

Просрочки оплат, задолженности и спорные ситуации фиксируются в карточке и не стираются со временем. Если контрагент сменил название или учредителя, история не исчезает: связать нового и старого контрагента можно вручную, сохранив преемственность данных.

Контрагент как единая точка входа

Вместо того чтобы держать в голове десяток параллельных таблиц, юрист работает от контрагента: открыл карточку, посмотрел договоры, претензии и дела. Это ускоряет любую задачу, связанную со стороной, - от переговоров до взыскания.

Руководитель получает управленческий срез: концентрация споров, объём обязательств по каждому контрагенту, результаты проверок. Такая аналитика помогает планировать работу команды и переговорную позицию с ключевыми партнёрами.

Практика работы с должниками

Для взысканий база работает как опора процесса: карточка должника связывает претензию, судебное дело и историю переговоров. Юрист не восстанавливает хронологию по памяти - она собрана системой, и каждый следующий шаг (претензия, иск, исполнительное производство) начинается с актуальных данных.

Отчёты по контрагентам показывают общую картину по взысканиям: суммы требований, статусы дел, сроки. Для фирмы это готовый материал для отчётности перед клиентом или руководством.

Интеграция с договорами и проверками

Связь базы с договорами и проверками делает раздел саморазвивающимся инструментом: добавили договор - обновилась карточка контрагента, запустили проверку - появился статус в базе. Чем активнее работают разделы, тем ценнее становится информация о сторонах.

Права доступа ограничивают чувствительную информацию: сведения о проверках видны ролям, которым это положено, а остальные сотрудники работают с реестром в пределах своих прав. Конфиденциальность сохраняется без снижения удобства для команды.

Частые вопросы